Dokumentenmanagement (DMS)
ist die Grundlage erfolgreichen Informationsmanagements in Ihrem Hause.
Dokumentenmanagement (DMS) ist die Grundlage erfolgreichen Informationsmanagements in Ihrem Hause. Es ist entwickelt worden, um in Ihre bestehende Struktur einfach integriert zu werden. Es bietet ein Maximum an Flexibilität und erzielt sofort deutliche Kostenvorteile. Sie können Dokumente schnell und komfortabel erfassen, verarbeiten, sicher archivieren und jederzeit auf diese zugreifen.
Die Vorteile von Dokumentenmanagement-Systemen
Für unsere Kunden wird die DMS-Lösung individuell angepasst,
um die Prozesse optimal zu unterstützen.
So einfach verwalten Sie Ihre Dokumente
Durch die strukturierte Installationsroutine ist die Einbindung selbst im laufenden Betrieb problemlosmöglich. Dateien werden per Klick geöffnet oder per Drag & Drop in das Arbeitsfenster hineingezogen – die selbsterklärende Bedienung reduziert den Schulungsaufwand auf eine kurze Einführung.
Basismodule, Erweiterungen und Prozesse
Effizienz schafft Freiräume: Kyocera Workflow Manager
Wie gut Ihre Dokumentenprozesse organisiert sind, erkennen Sie daran, wie viel Zeit Sie täglich für die Suche, Aktualisierung, Verteilung und Archivierung von Dokumenten aufwenden. Je einfacher und schneller das abläuft, desto mehr Zeit bleibt Ihnen für produktives Arbeiten an Ihren Kernaufgaben und Projekten.
Der Kyocera Workflow Manager macht mit Ihrem Dokumenten-Management kurzen Prozess: Er automatisiert Abläufe und erlaubt gleichzeitiges Arbeiten. Dabei macht er Vorgänge nachvollziehbarer – und somit kontrollierbar. Die Software ist schnell und einfach implementiert und die intuitive Benutzeroberfläche ein Garant für hohe Anwenderzufriedenheit.
Trotz der Verwendung vieler Standards ist der Kyocera Workflow Manager flexibel skalierbar und passt sich ohne aufwändiges Customizing Ihren Prozessen und Anforderungen an.
Der Kyocera Workflow Manager bietet folgende Module:
Vertragsmanagement
Vertragsakte: Automatisieren Sie Ihr gesamtes Vertragsmanagement. Das spart Zeit und Kosten und vermeidet Fristversäumnisse.
Personalmanagement
Personalakte: Bündeln und organisieren Sie alle wichtigen Personaldokumente in einem System.
Einkaufsmanagement
Lieferantenakte: Vermeiden Sie Überzahlungen und verbessern Sie Ihre Einkaufsmöglichkeiten.
Kundenmanagement
Kundenakte: Bündeln Sie sämtliche Kundendaten, Vorgänge und Dokumente in digitalen Akten.
Immobilienmanagement
Immobilienakte: Erfassen und verwalten Sie das gesamte Exposee eines Objekts digital.
Verwaltungsmanagement Kindertagespflege
Kita-Akte: Digitalisieren Sie die Verwaltungsaufgaben in Betreuungseinrichtungen wie Kindergärten und Kindertagesstätten.
Transportmanagement
Speditionsakte: Erhalten Sie alle wichtigen Daten zu Transportaufträgen auf einen Blick.
Pflegemanagement
Pflegeakte: Haben Sie auf Knopfdruck stets alle relevanten Patienteninformationen zur Hand.
Komfort und Zeitersparnis mit der digitalen Signatur
Der Kyocera Workflow Manager verfügt optional über die rechtssichere digitale Signatur von Sproof. Dokumente lassen sich direkt aus dem Workflow Manager an ein oder mehrere Empfänger adressieren, die auch innerhalb eines Workflow-Prozesses das Dokument signieren oder nur zur Kenntnisnahme empfangen können.
100% rechtssicher und 100% DSGVO-konform
Stellen Sie auf die digitale Signatur um und sparen Sie Ihrem Unternehmen dank dem durchdachten Workflow viel Zeit, Geld und Papier – den höchsten Konformitäts- und Sicherheitsstandards entsprechend.
Was Sie vom Kyocera Workflow Manager erwarten dürfen
- Klare Ablagestruktur. Eine übersichtliche Ablagestruktur, genau definierte Aktendeckel, Unterordner und voreingestellte Masken sorgen für eine einfache Bedienung und hohen Nutzwert.
- Einfache Einbindung von Dokumenten. Das Hinzufügen und Zuordnen digitaler Informationen wie E-Mails oder gescannter Papier-Dokumente zu bestehenden Vorgängen erfolgt intuitiv per Drag & Drop in den entsprechenden Unterordner.
- Klare Zuständigkeiten. Sie legen fest, wer wann welche Aufgaben zu erledigen hat und steuern den Weg eingehender Dokumente über die digitale Umlaufmappe im Kyocera Workflow Manager.
- Speichern wiederkehrender Abläufe. Einmal angelegte Umlaufmappen können abgespeichert und später als Mustervorlage wieder verwendet werden. Aufgabenzuweisung und beteiligte Personen bleiben im Ablauf immer gleich.
- Komfortables Nachverfolgen der Vorgänge. Die digitalen Umlaufmappen zeigen auf einen Blick, welche Stufe eines Genehmigungsprozesses erreicht ist, wer ein Dokument zuletzt bearbeitet hat und was der nächste Schritt ist.
- Schneller Zugriff auf alle Informationen. Ob Verträge, Angebote, Rechnungen oder Kontakte – sämtliche abgelegten Dokumente lassen sich über Masken oder per Volltextsuche in Sekundenschnelle finden.
Videos und Tutorials zum Kyocera Workflow Manager
Unsere Tutorials und How-To Videos zeigen Ihnen die Highlights des KYOCERA Workflow Manager. Ein schneller Überblick in die Leistungsfähigkeit und Flexibilität unserer DMS-Lösung.
Die Themen
- Explorer-Integration
- Sprachversionen
- Integration in MS Office
- Vorlagen
- Textbausteine
Video-Tutorials
Einfach und übersichtlich – die Integration in Microsoft Explorer
Arbeiten mit Microsoft Office im Kyocera Workflow Manager
International zuhause – arbeiten mit der richtigen Sprachversion
Datenbankgestützte Textvorlagen verwalten
Textbausteine erstellen und dokumentenübergreifend nutzen
So einfach ist die Bedienung des Kyocera Workflow Manager
So leicht definieren und steuern Sie einen neuen Workflow
So haben Sie alle Vorgänge immer im Blick
So schnell importieren Sie jedes digitale Dokument
So effizient nutzen Sie Mustervorlagen für wiederkehrende Workflows
Unsere Partner
Wussten Sie schon?
Die tatsächlichen Ausgaben eines Unternehmens für den Dokumenten-Output betragen durchschnittlich 5-10% der jährlichen Gesamtkosten (Quelle: IDC, 2008)